Biuletyn PW / Modernizacja Uczelni / Stan wdrażania systemu USOS

Stan wdrażania systemu USOS

30 października odbyło się kolejne posiedzenie Komitetu Sterującego projektu wdrożenia systemu USOS w PW. Dokonano oceny stanu realizacji prac, przeglądu zagrożeń związanych z kontynuacją projektu oraz dyskutowano plany rozwoju tego przedsięwzięcia.

Projekt wdrożenia systemu USOS w PW początkowo był pomyślany jedynie jako pilotaż wdrożenia późniejszego powszechnego wdrożenia i wstępnie dotyczył trzech jednostek organizacyjnych, które zostały do tego wskazane w roku 2012. Posiadały one tak przestarzałe rozwiązania dokumentowania toku studiów, sięgające korzeniami roku 1990, że zaburzało to efektywną obsługę tego procesu.

W czasie pierwszego roku trwania projektu do pilotażowego wdrożenia systemu USOS przystąpiły kolejne jednostki organizacyjne PW. System został ostatecznie wdrożony na 5 wydziałach. Równocześnie wydziały te szybko stały się siłą napędową do rozwoju i wdrażania kolejnych funkcjonalności systemu USOS.

Szeroka funkcjonalność USOS, jego elastyczność, doświadczenia z wykorzystywania przez ponad 50 polskich uczelni, możliwość raportowania do systemów ministerialnych i GUS oraz możliwość integracji z systemem SAP sprawiły, że pod koniec roku 2013 zdecydowano wdrożyć w całej Politechnice tzw. Moduł Centralny (CM USOS) zbierający i konsolidujący podstawowe informacje o toku studiów oraz wspierający system SAP w obsłudze stypendiów i płatności za usługi edukacyjne, tzw. rozrachunków studenckich.

Od lewej: dr hab. inż. Janusz Zawiła-Niedźwiecki, Dyrektor Centrum Informatyzacji PW, Pełnomocnik Rektora ds.Informatyzacji, prof. Krzysztof Lewenstein, Prorektor ds. Studiów PW podczas zebrania Komitetu Sterującego USOS

Wdrożenie tak założonej funkcjonalności spowodowało konieczność dokonania szeregu zmian w działaniu dotychczasowych systemów informatycznych oraz uporządkowania danych, które były w nich przetwarzane. W wyniku tych działań dokonano:

  • Rozdzielenia (na potrzeby ministerialnego systemu statystyk akademickich POL-on ) programów kształcenia na edycje zgodne z KRK oraz te, które rozpoczęto przed wprowadzeniem KRK;
  • Przygotowania i zweryfikowania słowników kierunków, specjalności, programów i etapów studiów;
  • Uporządkowania danych dotyczących toku studiów studentów w systemie Ewista;
  • Migracji danych z systemu Ewista do systemu CM USOS oraz wyłączenia z dalszej eksploatacji systemu Ewista;
  • Migracji danych z systemu OptiCamp (obsługa ELS i ELD) do systemu CM USOS oraz wyłączenia z dalszej eksploatacji OptiCamp;
  • Rozbudowy systemu CM USOS o dodatkowe funkcjonalności (m.in. zarządzanie tożsamością w sieci PW WiFi, wydruk dyplomów i odpisów dyplomów w szablonach obowiązujących w PW);
  • Dostosowania raportów/wydruków systemu CM USOS do wymagań PW;
  • Rozbudowy systemu Rekrutacja PW służącego do obsługi zapisów i kwalifikowania kandydatów na studia o rekrutację na studia III stopnia oraz studia podyplomowe;
  • Integracji systemu CM USOS z systemem Rekrutacja PW;
  • Przygotowania do automatyzacji tworzenia kont w systemie USOSWeb w oparciu o dane z systemu Rekrutacja PW;
  • Uruchomienia modułu Archiwum Prac Dyplomowych – narzędzia wspomagającego dokumentowanie procesu dyplomowania (rozpoczęto od Wydziału Architektury);
  • Uruchomienia modułu Planista – narzędzia do planowania zajęć dydaktycznych (rozpoczęto od Wydziału Matematyki i Nauk Informacyjnych);
  • Przygotowania interfejsu CM USOS do wymiany danych z systemem Akademik;
  • Przeszkolenia ponad 120 pracowników dziekanatów z obsługi CM USOS w zakresie dotychczasowej funkcjonalności systemu Ewista i podstawowej funkcjonalność ewidencji słuchaczy studiów podyplomowych;
  • Przygotowania interfejsu, opartego na webserwisach, do zasilania systemu CM USOS danymi rejestracyjnymi i danymi do POL-on przez systemy wydziałowe;
  • Przygotowania narzędzi do importu plików z systemów wydziałowych do Systemu USOS z danymi rejestracyjnymi i danymi do POL-on;
  • Pilotażowego uruchomienia modułu zapisywania na zajęcia z wychowania fizycznego dla studentów I roku studiów (polem doświadczalnym był Wydział Samochodów i Maszyn Roboczych);
  • Pilotażowych przeprowadzenia zapisów na zajęcia wszystkich studentów wybranej jednostki organizacyjnej (polem doświadczalnym był Wydział Architektury);
  • Rozpoczęcia prac nad obsługą zleceń dydaktycznych oraz ich rozliczeń.

Poniższy schemat przedstawia kluczowe kamienie milowe projektu CM USOS:

  • Aktualnie z Centralnego Modułu USOS korzysta już ponad 300 użytkowników.

W trakcie realizacji projektu wystąpiła potrzeba przeprowadzenia szeregu dodatkowych prac, które nie były przewidziane planach, jak i konieczność zastąpienia niezidentyfikowanych wcześniej mniejszych systemów, czy wprowadzenia nowych funkcjonalności niezbędnych do uruchomienia CM USOS. Wykonanie tych wszystkich czynności było konieczne do osiągnięcia celu głównego – przygotowania rozwiązania do uruchomienia rozrachunków studenckich w połączeniu z systemem SAP FICA. Oba zintegrowane systemy stanowić będą podstawową platformę informatycznego wsparcia zarządzania uczelnią.

W związku ze zmianą wymagań prawnych stawianych uczelniom, w szczególności w kwestii rozszerzenia zakresu raportowania, zaszła konieczność rozbudowy zamierzeń projektowych. Podjęto między innymi decyzję o dalszym wzbogacaniu oferty funkcjonalności dla jednostek organizacyjnych korzystających z systemu USOS w zakresie obsługi toku studiów oraz o wdrożeniu modułów Informator ECTS oraz Archiwum Prac Dyplomowych we wszystkich pozostałych jednostkach PW. Prace te pozwolą na wprowadzenie systemu USOS jako jednolitej platformy obsługi toku studiów w PW, umożliwiającej automatyczne raportowanie do instytucji zewnętrznych (zwłaszcza do systemu POL-on) i wymianę danych z systemem SAP.

Wszystkie uzyskane do tej pory doświadczenia projektowe, jak i opinie użytkowników wskazują, że system USOS może doskonale spełniać oczekiwania stawiane przez kierownictwo Uczelni systemom centralnym. Dlatego też prace związane z wdrożeniem systemu USOS będą kontynuowane i aktywnie wspierane przez kierownictwo Uczelni.

Źródło: Centrum Informatyzacji Politechniki Warszawskiej

CYTAT TYGODNIA

"

 

Sumienie to tysiąc świadków

Conscientia mille testes

Sentencja łacińska

"

KONTAKT

Biuletyn Politechniki Warszawskiej

Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa

Tel. 22 234 71 71, 22 234 71 81

Biuro Rektora Politechniki Warszawskiej

www.biurorektora.pw.edu.pl

REDAKCJA

Biuletyn Politechniki Warszawskiej
Wydawnictwo elektroniczne skierowane do społeczności Uczelni redagowane przez Biuro Rektora.

Zapraszamy do zgłaszania wydarzeń!

Sekcja Komunikacji Społecznej

Redakcja Biuletynu Politechniki Warszawskiej

MNiSW