Biuletyn PW / Modernizacja Uczelni / Wdrożenie głównych modułów Systemu finansowego SAP-FI

Wdrożenie głównych modułów Systemu finansowego SAP-FI

Z końcem września zakończono kluczowy etap prac nad wdrożeniem produkcyjnym Systemu SAP w obszarze zarządzania finansami i majątkiem PW.

Wdrożenie tej części Systemu było współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, realizowane w ramach działania 4.1, poddziałania 4.1.1 - UDA-POKL-04.01.01-00-100/11-00, w ramach projektu „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”. Zadanie miało na celu usprawnienie systemu zarządzania Uczelnią poprzez wdrożenie wybranych modułów zintegrowanego systemu informatycznego. Istotnym ograniczeniem projektowym była konieczność zrealizowania zadania w wyznaczonym czasie aby nie utracić wspomnianego dofinansowania.

Realizację prac podzielono na cztery etapy:

  • Etap I - opracowanie projektu Systemu, tzw. Dokumentu Szczegółowej Koncepcji Wdrożenia DSKW (zrealizowany w 2013 roku),
  • Etap II – wyłonienie w drodze postępowania przetargowego wykonawcy wdrożenia (zrealizowany na przełomie lat 2013/14),
  • Etap III – wdrożenie Systemu SAP-FI,
  • Etap IV – wdrożenie Systemu SAP-FICA (rozrachunki studenckie) i Systemu SAP-BW (hurtownia danych), to zadanie nas jeszcze czeka.

Uruchomienie produkcyjne System SAP-FI nastąpiło w dniu 1 lipca 2014 roku. Realizacja Etapu III została formalnie zakończona z dniem 8 sierpnia br.

Poniżej zamieszczono schemat przedstawiający terminy realizacji głównych założeń funkcjonalnych, tych zrealizowanych i tych w trakcie realizacji.

Wdrożenie systemu SAP-FI (czyli etap III) objęło swoim zakresem całą Uczelnię, całokształt służb finansowych i okołofinansowych PW. W liczbach przedstawia się ono następująco:

  • Wdrożenie prowadziło około 80 osób z Politechniki Warszawskiej i ponad 30 konsultantów firm współpracujących, a prace projektowe prowadzone były w ramach 10 zespołów merytorycznych.
  • W trakcie tego etapu projektu przeprowadzono ponad 1000 jednostek szkoleniowych.
  • Łącznie opracowano 111 instrukcji szkoleniowych grupujących 20 tematów głównych w ramach 6 modułów funkcjonalnych.
  • Liczba użytkowników końcowych Systemu SAP-FI na koniec września wynosi ponad 400 i stale napływają nowe wnioski o nadanie uprawnień kolejnym osobom.
  • Liczba użytkowników, na dzień dzisiejszy, pracujących w poszczególnych modułach funkcjonalnych Systemu SAP-FI wynosi odpowiednio:

Wdrożenie Systemu SAP-FI i integracja z uruchomionym wcześniej Systemem SAP-HR zapewnia wiele korzyści, które stopniowo będą coraz bardziej odczuwalne. Podstawowe z nich to:

  • Centralizacja zasobów informacyjnych związanych z finansami, mieniem Uczelni i obsługą rozrachunków studenckich;
  • Zastąpienie istniejącego systemu FK oraz zapewnienie bezpiecznego i niezawodnego funkcjonowania systemu odpowiadającego aktualnym wymogom prawnym i technicznym;
  • Ujednolicenie procesów związanych z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych PW i realizacja wszystkich procesów z poziomu jednego zintegrowanego systemu informatycznego;
  • Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych – są wprowadzane jednokrotnie, u źródła;
  • Zapewnienie dostępu do aktualnych danych finansowych i zarządczych;
  • Automatyzacja procesu zbierania i raportowania danych związanych z realizacją „Ustawy o Finansach Publicznych” i Ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym”;
  • Ujednolicenie i centralizacja zasobów informacji zarządczych gromadzonych i przetwarzanych na Uczelni;
  • Spójne raportowanie do instytucji nadrzędnych i na potrzeby wewnętrzne;
  • Skrócenie czasu i zwiększenie zakresu tworzenia raportów analitycznych, planistycznych i finansowych;
  • Usprawnienie procesów zarządzania infrastrukturą, salami wykładowymi oraz rozliczeniami kosztów eksploatacyjnych;
  • Poprawa bezpieczeństwa i integralności przetwarzanych danych;
  • Redukcja czasu i zwiększenie efektywności w zakresie zarządzania i administrowania środowiskiem informatycznym.

Podsumowując ten etap prac wdrożeniowych warto wspomnieć, że jako Uczelnia posiadamy już stabilne podstawy w postaci zintegrowanych Systemów SAP HR, SAP FI i Centralnego Modułu USOS dające możliwość zasilania hurtowni danych dla szeroko pojętych potrzeb raportowania oraz dla wdrażania kolejnych rozwiązań usprawniających pracę Uczelni. Tym niemniej to nadal tylko kolejny krok w realizacji wizji współcześnie nowoczesnej uczelni technicznej, a wiele jeszcze przed nami.

Podobny materiał:
Ostatnia faza wdrażania SAP-FI

Opracował: Janusz Stańczak Z-ca Dyrektora Centrum Informatyzacji

CYTAT TYGODNIA

"

 

Sumienie to tysiąc świadków

Conscientia mille testes

Sentencja łacińska

"

KONTAKT

Biuletyn Politechniki Warszawskiej

Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa

Tel. 22 234 71 71, 22 234 71 81

Biuro Rektora Politechniki Warszawskiej

www.biurorektora.pw.edu.pl

REDAKCJA

Biuletyn Politechniki Warszawskiej
Wydawnictwo elektroniczne skierowane do społeczności Uczelni redagowane przez Biuro Rektora.

Zapraszamy do zgłaszania wydarzeń!

Sekcja Komunikacji Społecznej

Redakcja Biuletynu Politechniki Warszawskiej

MNiSW