Biuletyn PW / Modernizacja Uczelni / Elektroniczny obieg dokumentów i prac

Elektroniczny obieg dokumentów i prac

W listopadzie zakończony został rozpoczęty w czerwcu etap przygotowawczy do uruchomienia projektu elektronicznego obiegu dokumentów i prac, skrótowo zwanego SAP–WF. 

SAP-WF to specjalistyczny moduł już dawno zakupionego dla Politechniki systemu SAP wspierającego zintegrowane zarządzanie, a znanego nam z już uruchomionych modułów kadrowego i płacowego.

Zidentyfikowano procesy zachodzące w kluczowych komórkach biurowych, takich jak sekretariaty: Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego Zastępców oraz Dziekanów i Dyrektorów jednostek międzywydziałowych. Dzięki pracy zespołu zadaniowego zorganizowanego w Biurze Rektora, przy wsparciu Centrum Informatyzacji oraz konsultantów zewnętrznych, szczegółowo zamodelowano i opisano 70 najbardziej reprezentatywnych procesów. W przyszłości system SAP-WF będzie systematycznie poszerzany, bowiem rozwijanie tego rodzaju systemów właściwie nigdy się nie kończy, „żyją” one i zmieniają się tak jak zmieniać się będzie nasza Uczelnia.

Ponadto zaprojektowano strukturę użytkowników w systemie, opracowano modułowy program wdrażania, architekturę rozwiązania i wymagania techniczne. Dobiegają końca prace nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej mającej na celu wyłonienie wykonawcy realizacji wdrożenia.

Projekt SAP- WF ma na celu usprawnienie sposobu obiegu dokumentów, który w dotychczasowym kształcie (obieg papierowy) jest nadmiernie czasochłonny i mało efektywny. Dzięki nowemu systemowi nastąpi przejście do pracy na elektronicznych wersjach dokumentów, co stopniowo ograniczy liczbę dokumentów papierowych krążących po Uczelni, a przy okazji przyczyni się do podniesienia poziomu bezpieczeństwa informacji. Dodatkowymi korzyściami z realizacji projektu będzie:

  • skrócenie czasu rozpatrywania i odpowiedzi na składane pisma przez ograniczenie czasu niezbędnego na rejestrację, przepływ, odpowiedź i archiwizację pism,
  • szybsze uzyskiwanie informacji o statusie sprawy przez umożliwienie śledzenia obiegu pism,
  • usprawnienie procesów decyzyjnych,
  • ułatwienie indeksowania, katalogowania, przechowywania oraz archiwizowania pism,
  • zmniejszenie pracochłonności oraz kosztów prac biurowych,
  • podniesienie komfortu pracy,
  • zwiększenie efektywności i poprawa wizerunku pracy komórek biurowych.

Dla osób niezorientowanych w istocie tego typu rozwiązań ciekawą informacją może być to, że tak naprawdę nie ma miejsca „fizyczny” obieg dokumentów. Każdy dokument pozostaje jako zapis we wspólnym repozytorium dokumentów (w pamięci komputera), a jego „obieg” jest symulowany przez merytorycznie uzasadnione modyfikacje treści oraz odpowiednie zmiany statusu „zaawansowania” w procesie obsługi i towarzyszące temu zmiany w uprawnieniach dostępu do dokumentu i sposobu jego przetwarzania (przy każdym kolejnym kroku przetwarzania dokumentu jedni z użytkowników są uprawniani do dostępu w określony sposób, a inni tracą dotychczasowe uprawnienia).

Początkowo brano pod uwagę także skorzystanie z innego niż SAP systemu zarządzania dokumentami, a nawet rozważano sposoby poprawy obiegu dokumentów bez konieczności wdrożenia nowego oprogramowania. Głównym powodem ostatecznego wyboru SAP-WF jest konieczność stopniowego zbudowania w Politechnice zintegrowanego systemu informatycznego, spójnego merytorycznie, stabilnego od strony technicznej i racjonalnego w sensie całościowych kosztów utrzymania. Zorganizowanie efektywnego elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowe dla zbudowania rozwiązań zintegrowanych, niekiedy wręcz są nazywane krwioobiegiem zarządzania.

Projekt SAP-WF jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (w ramach szerszego projektu „Podniesienie jakości zarządzania Politechniką Warszawską”).

Jarosław Mazanka
Kierownik projektu

CYTAT TYGODNIA

"

 

 

Przyszłość należy do lwów,
które umieją się śmiać

 

 

Zaratustra

"

KONTAKT

Biuletyn Politechniki Warszawskiej

Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa

Tel. 22 234 71 71, 22 234 71 81

Biuro Rektora Politechniki Warszawskiej

www.biurorektora.pw.edu.pl

REDAKCJA

Biuletyn Politechniki Warszawskiej
Wydawnictwo elektroniczne skierowane do społeczności Uczelni redagowane przez Biuro Rektora.

Zapraszamy do zgłaszania wydarzeń!

Sekcja ds. Komunikacji Społecznej i Mediów

Redakcja Biuletynu Politechniki Warszawskiej

MNiSW