W obliczu wprowadzania tak ważnych zmian proszę wskazać wyzwania, z którymi musi się Pan, jako osoba zarządzająca administracją, zmierzyć?

Największym wyzwaniem, przed którym stoimy, jest zmiana systemu, czyli sposobu obiegu dokumentacji. By wszystko działało prawidłowo musimy precyzyjnie zidentyfikować punkty odbioru i rejestracji korespondencji elektronicznej, czyli sekretariaty. Dobra organizacja kancelarii odbiorczo-podawczej wpłynie także na współpracę z otoczeniem zewnętrznym Politechniki. Nie mniej ważne, a może nawet jedno z większych wyzwań, to zachęcenie pracowników do wprowadzenia zmian.

Czy jednostki są przygotowane do wprowadzenia tej zmiany (strukturalnie i technicznie)?

Centrum Informatyzacji PW rozpoznało potrzeby techniczne, technologiczne i sprzętowe. Obecnie pracujemy nad ich spełnieniem i usunięciem braków. Jednocześnie informujemy pracowników o poszczególnych etapach naszej pracy, tak by każdy był świadomy zbliżającej się zmiany systemu pracy. W planach mamy także przeprowadzanie serii szkoleń, o czym mówił już pan Gabriel Matus, kierownik projektu EZD.

W jaki sposób będą wspierani pracownicy, których najbardziej dotyczy ta zmiana, np. poczta wewnętrzna?

Na każdym z etapów wdrożenia oraz w trakcie późniejszego użytkowania każdy z pracowników  będzie mógł liczyć na dwojakie wsparcie: w obszarze informatycznym pomoże zespół CI, z kolei w obszarze merytorycznym pracownicy mogą liczyć na wsparcie m.in. ze strony Zespołu projektowego i Komitetu sterującego, a docelowo będą ich wspierać osoby przeszkolone przez Centrum Kompetencji (SGH pełni rolę naszego Centrum Kompetencji, które pomaga PW w instalacji EZD oraz szkoli pracowników z obsługi EZD - przyp. red.). Wiem, że u części osób zelektronizowanie procesów może budzić obawy. Niepotrzebnie. Po wykonaniu wstępnych kalkulacji, które zostały przeprowadzone przy udziale sekcji Poczty Wewnętrznej, okazało się, że mamy raczej lekki niedobór kadrowy niż nadmiar w tym obszarze. Oczywiście mówię tutaj o sytuacji, gdy w pełni przejdziemy na system EZD.

Nowoczesność kosztuje. Czy wprowadzenie EZD się nam opłaci?

W długoterminowej perspektywie tak. W tym momencie musimy ponieść koszty, aby później zyskać. Dobrym przykładem jest ostatni rok. Czas pandemii obnażył pewne braki w systemach, umiejętnościach i zasobach, które na szczęście w przeciągu minionego roku udało się zidentyfikować i w większości nadrobić. Choć zwiększonym wysiłkiem finansowym doprowadziliśmy do wyposażenia dużej części pracowników w nowoczesny sprzęt komputerowy, to teraz w dobie wdrażania EZD zaprocentuje to mniejszym nakładem finansowym. Oczekiwaną konsekwencją wdrożenia systemu EZD będzie chociażby zmniejszone zużycie papieru, tonerów czy mniejsze opłaty serwisowe.

Co może Pan coś doradzić pracownikom, którzy mają obawy przed wprowadzeniem EZD lub czy ma Pan jakieś „dobre słowo” dla tych osób?

Najlepszą odpowiedzią na to pytanie będzie staropolskie przysłowie: „Nie taki diabeł straszny, jak go malują”. Wiem, że wspólnymi siłami podołamy temu wyzwaniu.

Rozmawiała: Daria Grzesiek, Biuro Projektu IDUB